舉辦大型活動我們不僅要提前規劃好，還要做好準備工作，這樣才可以減少問題的產生。下面給大家詳細介紹一下大型活動執行流程。

 

　　一、項目籌備期

 

　　1、獲取信息和資料

 

　　和客戶初期建立溝通時，一定要摸清楚客戶的訴求和客戶的基本信息。如果你所在的公司已運營多年，業務流程比較清晰，可以制定一份標準版的客戶需求信息表，將需要知道的信息一一羅列出來。發送給客戶，讓客戶進行對應填寫。

 

　　2、初次約見客戶

 

　　和客戶見面之前，先做好充分的準備工作。例如：整理相關的案例資料，突出專業就對了！還有一個目的就是探下客戶的“虛實”。

 

　　3、頭腦風暴會

 

　　拿下一個項目，很大程度上依靠的就是團隊成員的頭腦風暴，如何將頭腦風暴開好，開出價值來，就非?？简灲M織者的組織能力和協調能力。

 

　　4、提案階段

 

　　提案除了依靠專業能力和演講能力以外，也需要點運氣。

 

　　5、內部立項

 

　　當項目已經進入到初始的合作階段時，就可以為項目進行立項，將項目信息錄入到公司內部的信息系統里面（MIS），沒有條件使用信息系統的，可以用表格工具來替代完成。

 

　　6、項目推進表

 

　　項目推薦表是活動公司都會用的一種表格，一般也會分為內部推進表和客戶推進表，一份是內部團隊成員使用，一份是定期每天、每周發送給客戶。

 

　　7、項目碰頭會

 

　　項目碰頭會可以是和客戶進行，也可以是和項目團隊。取決于項目本身的進展情況。

 

　　二、執行期

 

　　1、報價、合同管理

 

　　報價和合同雖然看似簡單，但是稍不注意，就會釀成大錯，另外，對報價單和合同的歸檔管理意識也很重要。

 

　　2、場地管理

 

　　場地管理主要分為場地篩選、場地排查、場地勘測3個部分，當確定場地之后，一定要對場地進行充分的了解和實地勘測之后，再做出詳細的場地方案。

 

　　3、供應商管理

 

　　供應商主要分為搭建供應商、AV設備供應商2大類，還有小類的演藝供應商、攝影攝像供應商、第三方外包人員等。

 

　　還有人員派遣公司/服務人員管理、化妝、發型供應商/個人管理、藝人經濟公司/藝人管理、服裝供應商管理。(文末有獲取)

 

　　4、演藝人員面試管理

 

　　演藝人員面試主要包括禮儀、模特、舞蹈演員、兼職人員等等。在大型活動舉辦前期，都要對演藝演員進行線下面試，篩選出符合活動特質的演藝人員，保證外部人員的專業性。

 

　　還有舞蹈演員面試流程、MO面試流程、MC面試流程、翻譯人員面試流程、CO面試流程、雜務人員面試流程。演職人員、服務人員、工作人員面試管理。除此之外，還有所有人員的會前培訓管理。

 

　　5、面試管理打分表

 

　　6、運營文檔

 

　　運營文檔分為執行期、活動現場應用2大類、主要是以各種表格進行呈現記錄，合理安排、分工明確，其目的就是為了項目按照既定的時間節點正常推進。

 

　　三、現場期

 

　　1、物品檢查

 

　　運送到活動現場的所有物品，包括獎品、道具、施工工具等等?？梢愿鶕捌谥贫ǖ奈锲非鍐芜M行一一核實，物品一定要做到“只多不少”。

 

　　2、入場前聯絡

 

　　再次和場地方、供應商、客戶三方進行電話確認進場的時間，是不是按照既定的時間和要求在有序進行推進，有沒有意外事件發生。

 

　　3、施工彩排的配合

 

　　遇到時間緊張的情況，可以根據施工的進度來決定彩排的時間和位置，這里面就需要充分考慮到既不能影響正常的施工進度，也不能耽誤進行彩排時間。

 

　　4、物料搭建管理和注意事項

 

　　按照既定的施工要求，按質按量完成物料的搭建工作，除此之外，還有AV燈光器材安裝的施工以及注意事項。

 

　　5、審查制度

 

　　審查制度分為彩排審查、現場執行審查2大類，彩排審查主要是核實演藝節目的質量和呈現效果，現場執行審查主要核實現場的物料和設備是否有損壞。

 

　　6、現場基礎要求管理

 

　　以工作人員的著裝為例，一定要嚴格按照公司規定，工作人員在現場的著裝要求進行，以及要注意客戶對個人服裝的要求。

 

　　四、活動后期

 

　　費用結算

 

　　費用結算是根據項目結束后，實際產生的費用進行整理和結算。以及團隊成員在服務項目時，產生的報銷費用進行整理。

 

　　總結報告

 

　　總結報告需要做成2種版本，一種是供公司內部進行復盤總結，一種是交付給客戶。

 

　　資料整理存檔

 

　　這里指的資料一般是活動結束后產生的音頻、視頻、照片，這些資料可用于案例展示，也可以用于后期的市場宣傳做背書。

 

　　寫感謝信

 

　　一場活動的圓滿落幕，離不開客戶、供應商的支持和協助，寫一封感謝信以作感謝，可以鞏固合作關系。